Idag tänkte jag skriva om gäster på utlandsbröllop. Som säkert de flesta av er vet, så är det ofta lite färre gäster som deltar på utlandsbröllop än vad det är på vanliga bröllop. Antalet gäster brukar bero på flera saker, som till exempel datum och plats. Men när det gäller utlandsbröllop finns det fler faktorer som påverkar. Till exempel restiden och själva vigseldestinationen då de flesta gäster ofta planerar att göra en minisemester av resan. Andra faktorer som också spelar in är vilken tid på året ni gifter er. Kommer gästerna kunna ta ledigt tillräckligt många dagar från jobb/studier?
Jag vill inte gå in på några exakta procent, då alla bröllop är unika. Även om en del utlandsbröllop kommer upp i 60% av de inbjudna gästerna, så kan såklart andra utlandsbröllop komma upp i så högt som 90% av antal inbjudna gäster. Av den anledningen väljer jag att inte gå in på några specifika siffror.
Bör vi bjuda in fler gäster, för att kompensera eventuella bortfall?
Jag kan förstå att det kan vara lockande att bjuda in fler gäster, men som bröllopskoordinator måste jag säga att jag inte rekommenderar det. Det enda undantaget är förstås om vigselplatsen eller vigsellokalen har möjlighet att öka kapaciteten. Men överskrid aldrig maxkapaciteten.
Om ni funderar på att bjuda in fler gäster än ni kommunicerat till vigsellokalen när ni bokade den, behöver ni meddela dem om detta. Det kan tillkomma avgifter för extra personal eller inhyrning av material. Om ni jobbar med ett paketpris per gäst, så kan även det priset påverkas beroende på antal gäster. Är skillnaden på gästantalet stort, kan även er bröllopskoordinator behöva justera sina priser. Better Together Weddings Spain har exempelvis inte samma priser för ett litet/mellanstort bröllop och för ett större bröllop.
Med det sagt, låt oss gå vidare till huvudämnet. Hur får man så många som möjligt att tacka ja till sitt bröllop när man gifter sig utomlands?
Ge dem gott om tid
Om det är möjligt, skicka ut en Save the Date i god tid. Jag har ett annat blogginlägg om just Save the Dates, där jag skriver om vad man behöver tänka på och när man ska skicka ut dem. Klicka här för att komma till inlägget.
Resmålet
Välj ett intressant resmål som dina gäster faktiskt vill resa till – många av dem kommer att göra en semester av det då de behöver ta ledigt från jobbet oavsett. Genom att välja ett resmål som gästerna ser fram emot att resa till, så har ni en större chans att fler tackar ja till er inbjudan. Barcelona är ett resmål med bra flygförbindelser, och har direktflyg från både Sverige och Danmark, och många andra storstäder i Europa och världen. Staden har otroligt många sevärdheter både i centrum och i närområdet. Jag har bott i Barcelonaområdet i över 10 år och tröttnar aldrig på standen!
Restid
En annan viktig aspekt att ta hänsyn till är restiden. Ju längre resväg, ju dyrare blir det för gästerna att resa. Det handlar såklart inte enbart om pengarna, utan även att en del människor “drar sig” för att åka iväg för långt. Småbarnsfamiljer och äldre personer tänker ofta till en extra gång innan de sätter sig på ett långdistansflyg till andra sidan jordklotet.
Rätt tid på året
Välj ett bröllopsdatum med omsorg. Försäkra er om att det är ett datum då många gäster kommer ha möjlighet att resa. Undvik datum kring jultider, nyår, påsk eller andra helgdagar.
Hjälp gästerna med boende
Hjälp dem genom att komma med hotellförslag i olika prisklasser. Hotell har ofta möjlighet att blockera ett antal rum under en specifik tidsperiod. De kan även i vissa fall erbjuda grupprabatter – informera gästerna om det så att de vet att möjligheten finns. Att ha majoriteten av gästerna på ett och samma hotell eller utspridda på ett par, närliggande hotell är väldigt praktiskt ur planeringssynpunkt då man ofta behöver ordna med busstransport för alla till och från bröllopet. Ni kan också hyra en privat villa där alla kan övernatta tillsammans. Om ni är intresserade av privata villor eller fincas i Barcelonaområdet, kan ni kika på det här inlägget där jag tipsar om några av mina favoriter.
Det var allt för den här gången! // Linda